Proses pembelajaran dalam suatu penyelenggaraan simposium

Post date: Apr 8, 2012 8:41:51 PM

Wina, 08 April 2012: Kontributor: Wikan Danar

Berikut ini disampaikan suatu proses pembelajaran dalam penyelenggaraan suatu simposium

• Buatlah kerangka acuan (term of reference) mengenai penyelenggaraan simposium/seminar yang kurang lebih berisi nama seminar, topik/scope seminar, tujuan seminar, target audience, waktu pelaksanaan, dan hal-hal apa yang perlu dipersiapkan
  • Notes: untuk tahap pertama jangan harapkan segala sesuatu hal akan sempurna, biarkan ide yang kecil membesar, yang salah segera diganti, yang kurang sempurna bisa disempurnakan selanjutnya
• Diskusikan ide/TOR dengan rekan-rekan atau stakeholder yang berkaitan, misal rekan PPI, I4, pihak KBRI, pihak kampus, calon pembicara dll. Catat masukan-masukan dari berbagai macam pihak untuk penyempurnaan TOR
• Susun steering committee untuk mempermudah perencanaan acara. Steering committee bisa berisi pakar-pakar, orang yang dihormati atau berpengalaman dalam penyelenggaraan seminar, orang yang familiar dengan topik seminar
• Topik seminar bisa dikembangkan melalui studi literature di Internet. Cek paper atau buku yang berkaitan dengan topik, cek juga seminar sejenis yang pernah diadakan
• Cek kesediaan tempat
• Cek kesediaan calon pembicara, kalau perlu ada pembicara cadangan
• Tergantung pada jenis seminar yang akan diadakan dan seberapa besar seminar akan diadakan, apakah melingkupi publik secara umum (misal peserta dari berbagai negara) atau hanya dari Indonesia, menentukan bahasa yang akan digunakan dan juga pembicara yang akan didatangkan
• Jenis-jenis seminar yang mungkin bisa diadakan
  • Call for paper/presentation: undangan diumumkan ke publik melalui Internet atau media lain. Kelebihan: bisa mendapatkan sambutan yang luas dan topik beragam, kelemahan: belum tentu bisa menarik banyak audience kalau publikasi kurang
  • Invitation for paper/presentation: undangan dilakukan untuk orang/pakar tertentu
• Pikirkan jenis-jenis presentasi: by slide, by poster
• Tentukan target yang ingin dicapai setelah seminar, misal ada kerjasama atau MoU antar institusi
• Bentuk organizing committee, yang cukup penting: ketua, wakil ketua, bendahara, sekretaris, konsumsi, publikasi, dokumentasi, logistik, MC/acara
• Terapkan alternatif-alternatif perencanaan, bikin plan B jika plan A gagal
• Buat rapat secukupnya dan efektif untuk membahas hal-hal yang perlu. Jika perlu minutes of meeting sudah disiapkan sebelumnya sehingga pada saat rapat tinggal menjelaskan hal-hal yang belum jelas ketimbang memulai segala sesuatu dari awal
• Kepuasan pembicara dan peserta adalah yang utama, panitia jangan bertindak egois/individualistis dalam mempersiapkan acara, melainkan berfokus pada penyelenggaraan acara. Kepada pembicara/calon pembicara dilakukan pendekatan secara sopan dan formal untuk kesediaannya mengikuti dan mengisi acara, jika perlu diberikan apresiasi berupa kenang-kenangan atau sertifikat penghargaan, kepada peserta juga perlu diberikan apresiasi
• Evaluasi penyelenggaraan acara sangat penting dilakukan
• Press release perlu dilakukan untuk publikasi acara melalui media massa dan memperkuat image acara
• Pada acara yang melibatkan pejabat-pejabat negara perlu diperhatikan protokoler, konsultasikan hal ini dengan pihak KBRI atau pihak yang mengetahui mengenai protocol penyambutan pejabat atau tamu penting
• Perlu buku tamu untuk mencatat data para tamu yang hadir
• Perlu feedback dari para peserta dan pembicara untuk evaluasi dan perbaikan kinerja
• Konsumsi merupakan hal yang utama, cek kesiapan makanan, jangan basi atau bau. Untuk seminar dengan peserta internasional upayakan makanan yang tidak terlalu aneh secara rasa ataupun bentuk. Sediakan makanan vegetarian untuk mengantisipasi peserta yang tidak memakan daging. Perhatikan pula soal minuman
• Cek kesiapan alat-alat logistik, perbanyakan naskah, sound system, microphone, back drop/layar, kursi dan meja, nama pembicara dan tempat duduknya, aksesoris/hiasan seperti bunga, foto-foto dan alat perekam, siapkan baterai cadangan dan memori card cadangan untuk kamera/perekam
• Siapkan penerima tamu
• Perhatikan baju untuk panitia, jika perlu seragam/senada untuk menunjukkan profesionalitas
• Siapkan waktu untuk wawancara untuk pembicara atau key person
• Antisipasi perubahan cuaca
• Siapkan obat-obatan untuk kondisi darurat, misal ada peserta/pembicara yang sakit mendadak
• Alat komunikasi antar panitia harus selalu on, tetapi pada saat pelaksanaan seminar diupayakan supaya tidak ada HP yang berbunyi yang mengganggu kenyamanan seminar
• Pada pelaksanaan acara, panitia jangan terlalu banyak sliwar-sliwer yang mengganggu kenyamanan acara, juru potret/dokumentasi bergerak se-smooth mungkin dan mengambil posisi yang tidak mengganggu sudut pandang peserta
• Lakukan test/cek tempat dan persiapan minimal sehari sebelum acara dilakukan
• Lakukan gladi bersih kepada pengisi acara, misal pada MC untuk mengantisipasi kesalahan
• Jika ada acara tambahan, maka gladi bersih/latihan dilakukan secara khusus
• Setelah acara selesai, semua dibersihkan/dikembalikan seperti sedia kala, matikan lampu, buang sampah, tutup ruangan, kalau perlu kembalikan kursi dan meja (tergantung pihak penyedia tempat)
• Khusus PPI Austria, OeAD menawarkan tempat untuk acara seminar yang lain, silakan kontak asisten OeAD, Barbara Brettner melalui email barbara.brettner@oead.at